Arbeitszeiten aufzeichnen — das klingt nach Verwaltungsaufwand, der vor allem Konzerne betrifft. Stimmt nicht. Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für jeden Betrieb, unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Wer einen Stundenzettel richtig führt, schützt sich bei Betriebsprüfungen, vermeidet Streit über Überstunden und hat die Lohnkosten jederzeit im Blick. Dieser Artikel zeigt, was konkret in jeden Stundenzettel muss und wie das in der Praxis funktioniert.

Pflichtangaben: Was muss auf dem Stundenzettel stehen?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und der Mindestlohngesetzes (MiLoG) definieren, welche Angaben aufzuzeichnen sind. Ein rechtssicherer Stundenzettel enthält mindestens:

  • Name des Mitarbeitenden — bei mehreren Mitarbeitern unverzichtbar
  • Datum für jeden Arbeitstag
  • Arbeitsbeginn — Uhrzeit, nicht nur die tägliche Stundenzahl
  • Arbeitsende — ebenfalls als Uhrzeit
  • Pausenzeiten — Dauer der Unterbrechungen, die von der Arbeitszeit abgezogen werden
  • Tatsächliche Nettostunden — die sich aus Beginn, Ende und Pausen errechnen

Viele Vorlagen ergänzen diese Pflichtfelder sinnvoll um Spalten für Überstunden, Urlaubstage und eine monatliche Gesamtsumme. Diese Angaben sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, erleichtern aber die Lohnabrechnung erheblich.

Wichtig: Das Gesetz verlangt die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit — nicht nur der Gesamtstunden pro Tag. Ein Stundenzettel, der nur „8 Stunden" einträgt, erfüllt die Anforderungen nicht vollständig.

Stundenzettel richtig ausfüllen — Schritt für Schritt

Der tägliche Ausfüll-Ablauf ist schnell erklärt. Es kommt vor allem auf Konsistenz an: Tragen Sie die Zeiten möglichst täglich ein, nicht rückwirkend für die ganze Woche.

  1. Arbeitsbeginn notieren, sobald die Arbeit aufgenommen wird — nicht der Zeitpunkt, an dem man am Schreibtisch sitzt und erst noch E-Mails öffnet, sondern der tatsächliche Beginn der Tätigkeit.
  2. Pausen während des Tages festhalten. Gesetzlich vorgeschrieben sind mindestens 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten ab 9 Stunden (§ 4 ArbZG). Tragen Sie Beginn und Ende der Pause ein oder nur die Dauer.
  3. Arbeitsende notieren nach der letzten Tätigkeit des Tages. Kurzunterbrechungen (Kaffee holen, kurzes Telefonat) zählen nicht als Pause.
  4. Nettostunden berechnen: Ende − Beginn − Pausen. Bei einer guten Vorlage erledigt das eine Formel automatisch.
  5. Am Monatsende: Stundenzettel ausdrucken, unterschreiben und abheften. Wer digital archiviert, speichert als PDF und sichert das Dokument gegen nachträgliche Änderungen.

Besonderheiten für Minijobber und geringfügig Beschäftigte

Für Minijobber gelten nach § 17 MiLoG strengere Regeln als für regulär angestellte Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber muss:

  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen
  • Die Aufzeichnung spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung erstellen
  • Die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren
  • Die Dokumente bei einer Prüfung durch den Zoll oder die Rentenversicherung vorlegen können

Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob der Minijobber im Haushalt oder in einem Gewerbebetrieb arbeitet. Bei kurzfristiger Beschäftigung (nicht auf Dauer angelegt, maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr) gelten dieselben Aufzeichnungspflichten.

Eine Besonderheit beim Minijob: Bei Prüfungen durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) werden Stundenzettel routinemäßig angefordert. Fehlen die Unterlagen, kann das Bußgeld bis zu 30.000 € betragen.

Papier oder digital — was ist erlaubt?

Das Gesetz macht keine Vorgaben zur Form. Zulässig sind:

  • Handschriftliche Stundenzettel — klassisch, einfach, bewährt
  • Excel- oder Calc-Vorlagen — am weitesten verbreitet in Kleinbetrieben
  • Zeiterfassungssoftware oder Apps — praktisch, aber oft teurer als nötig
  • Stempeluhren — bei körperlich arbeitenden Berufen verbreitet

Entscheidend ist nicht das Medium, sondern die Manipulationssicherheit und die Verfügbarkeit bei Prüfungen. Wer in Excel erfasst und am Ende des Monats unterschriebene PDFs archiviert, ist rechtssicher aufgestellt. Wer ausschließlich digital speichert, muss sicherstellen, dass die Datei nicht im Nachhinein veränderbar ist.

Die Stundenzettel-Vorlage 2026 enthält 12 vorbereitete Monatsblätter mit automatischer Berechnung — Beginn, Ende und Pause eintragen genügt, der Rest wird berechnet. Das Ergebnis lässt sich direkt ausdrucken und unterschreiben.

Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Frist für alle Beschäftigungsformen. Die Praxis orientiert sich an folgenden Vorgaben:

  • Minijobber (§ 17 MiLoG): mindestens 2 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung erstellt wurde
  • Reguläre Angestellte: keine gesetzliche Mindestfrist, aber Überstundenansprüche verjähren nach 3 Jahren (§ 195 BGB) — daher empfohlene Aufbewahrung von 3 Jahren
  • Steuerrelevante Arbeitszeitaufzeichnungen: 10 Jahre, wenn sie als Buchungsbeleg für die Lohnbuchhaltung dienen (§ 147 AO)

Im Zweifel gilt: Länger aufbewahren schadet nicht. Wer seine Unterlagen ohnehin digital archiviert, hat keinen Platzmangel — und mehr Sicherheit bei einer Prüfung. Wie Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur für Personalunterlagen und Buchungsbelege aufbauen, erklärt der Buchhaltungs-Ratgeber für Kleinunternehmer.

Typische Fehler beim Führen von Stundenzetteln

  • Nur Tagessummen eintragen: „8 Stunden" ohne Beginn und Ende reicht nicht. Das Gesetz verlangt die konkrete Uhrzeit von Start und Ende.
  • Rückwirkend ergänzen: Stundenzettel, die erst am Ende der Woche ausgefüllt werden, verlieren ihre Beweiskraft. Tragen Sie Zeiten möglichst täglich ein.
  • Pausen nicht erfassen: Wer Pausen weglässt, weist eine höhere Nettostundenzahl aus. Das kann bei Überstundenvergütung zu Ansprüchen führen, die sich nachträglich kaum widerlegen lassen.
  • Kein Unterschriftenfeld: Ohne Unterschrift fehlt der formale Abschluss des Monats. Beide Parteien — Arbeitgeber und Mitarbeitender — sollten den Stundenzettel gegenzeichnen.
  • Fehlende Archivierung: Stundenzettel, die nach Ablauf der Lohnperiode weggeworfen werden, fehlen bei Betriebsprüfungen. Legen Sie eine feste Ablagestruktur für alle Mitarbeitenden an.
  • Falsches Formular je nach Beschäftigungsart: Ein Stundenzettel für Vollzeitkräfte hat andere Sollstunden als einer für Teilzeitkräfte oder Minijobber. Verwenden Sie separate Blätter je Mitarbeitenden.

Bei einer Betriebsprüfung werden Stundenzettel regelmäßig mit Lohnkonten und Sozialversicherungsmeldungen abgeglichen. Stimmen die aufgezeichneten Stunden nicht mit den abgerechneten überein, entsteht sofort Erklärungsbedarf.

Stundenzettel für Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige ohne Mitarbeitende sind nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet — zumindest nicht für sich selbst. Dennoch gibt es gute Gründe, die eigene Arbeitszeit festzuhalten:

  • Projektkalkulation: Wer weiß, wie lange ein Projekt tatsächlich dauert, kann zukünftige Angebote realistischer kalkulieren.
  • Stundennachweis gegenüber Kunden: Bei Stunden- oder Tagessätzen erwarten viele Auftraggeber einen detaillierten Zeitnachweis zur Rechnung.
  • Homeoffice-Abzug: Wer das Arbeitszimmer anteilig als Betriebsausgabe geltend macht, kann mit Zeitaufzeichnungen die berufliche Nutzung belegen.

Gerade für Selbstständige, die nach Stundensatz abrechnen, ist ein einfacher Stundenzettel mit Datums-, Projekt- und Stundenspalte das Mindeste. Er schützt bei Rückfragen von Kunden und bildet die Grundlage für korrekte Rechnungen mit allen Pflichtangaben.