Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße — also auch für Kleinbetriebe mit einer Handvoll Mitarbeitern.
Was hat das BAG entschieden?
Das BAG hat festgestellt, dass sich aus §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits heute eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung ergibt. Das Gericht bezog sich dabei auf ein Urteil des EuGH von 2019 (Rs. C-55/18, „CCOO"), das alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, für ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit zu sorgen.
Der Gesetzgeber hat bislang kein gesondertes Arbeitszeiterfassungsgesetz verabschiedet. Die Pflicht besteht dennoch — sie ergibt sich direkt aus dem Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit der Rechtsprechung. Ein Referentenentwurf des BMAS aus 2023 wurde nicht finalisiert, sodass die konkreten Anforderungen weiterhin aus der Rechtsprechung abgeleitet werden.
Was muss erfasst werden?
Die Erfassung muss mindestens umfassen:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer und Lage der Pausen
Daraus ergibt sich automatisch die tägliche Gesamtarbeitszeit. Diese Dokumentation muss nachvollziehbar sein und — das ist entscheidend — zeitnah erfolgen. Eine Rekonstruktion am Monatsende aus dem Gedächtnis genügt den Anforderungen nicht.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entfällt auch bei Vertrauensarbeitszeit nicht. Vertrauensarbeitszeit betrifft die Kontrolle, nicht die Dokumentation.
Welche Betriebe sind betroffen?
Grundsätzlich alle. Das BAG-Urteil macht keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Betroffen sind:
- Unternehmen jeder Größe — vom Einzelunternehmen mit Angestellten bis zum Konzern
- Alle Branchen, einschließlich Büroarbeitsplätze
- Auch Minijobber und Teilzeitkräfte
Bereits vor dem BAG-Urteil galt nach §17 MiLoG die Pflicht, Arbeitszeiten von Minijobbern und Beschäftigten in bestimmten Branchen (§2a SchwarzArbG) aufzuzeichnen. Das BAG hat diese Pflicht nun auf alle Arbeitnehmer ausgeweitet.
Elektronisch oder analog — was ist erlaubt?
Das BAG hat keine bestimmte Form vorgeschrieben. Erlaubt sind:
- Handschriftliche Stundenzettel — einfach, aber fehleranfällig und schwer auswertbar
- Excel-Tabellen — praktikabel für kleine Teams, leicht anpassbar
- Digitale Zeiterfassungssysteme — Apps, Terminals, Softwarelösungen
Der nicht verabschiedete Gesetzentwurf des BMAS sah eine elektronische Erfassung als Regelform vor, mit Übergangsfristen je nach Betriebsgröße. Da das Gesetz nicht in Kraft getreten ist, bleibt die analoge Erfassung weiterhin zulässig. Für kleine Betriebe ist eine Excel-basierte Lösung daher nach wie vor ein pragmatischer und rechtssicherer Weg.
Aufbewahrung und Fristen
Nach §16 Abs. 2 ArbZG müssen Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, die über 8 Stunden hinausgehen, mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. In der Praxis empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens drei Jahren (allgemeine Verjährungsfrist nach §195 BGB), bei lohnsteuerrelevanten Unterlagen sogar sechs Jahre.
Die Aufzeichnungen müssen im Betrieb verfügbar sein und bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können.
Praktische Tipps für kleine Betriebe
- Verantwortlichkeit klären: Die Pflicht zur Erfassung liegt beim Arbeitgeber. Er kann die Dokumentation an Mitarbeiter delegieren, bleibt aber verantwortlich.
- Vorlage bereitstellen: Ein einheitliches Formular verhindert, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Format nutzt.
- Tägliche Erfassung etablieren: Arbeitszeiten am selben Tag eintragen — nicht erst am Freitag für die ganze Woche.
- Pausen dokumentieren: Vergessen Sie nicht die Pausenzeiten. Nach §4 ArbZG sind bei mehr als 6 Stunden mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben.
- Unterschrift einholen: Lassen Sie Stundenzettel vom Mitarbeiter und Vorgesetzten unterschreiben. Das schafft Nachvollziehbarkeit.
- Regelmäßig prüfen: Kontrollieren Sie monatlich, ob die Höchstarbeitszeiten (§3 ArbZG: max. 8 Stunden, ausnahmsweise 10 Stunden) eingehalten werden.
Eine strukturierte Stundenzettel-Vorlage, die Beginn, Ende und Pausen pro Tag abfragt, deckt die gesetzlichen Anforderungen ab und lässt sich ohne Schulungsaufwand einsetzen.