Eine Rechnung ist nicht einfach ein Dokument mit einem Betrag darauf. Das Umsatzsteuergesetz definiert exakt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie steuerlich anerkannt wird. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen — und bei einer Betriebsprüfung wird es unangenehm.

Die vollständigen Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG

Jede Rechnung über einen Betrag von mehr als 250 Euro brutto muss folgende Angaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers — so wie im Gewerbeschein oder der Handelsregistereintragung. Ein Postfach reicht nicht als Anschrift.
  2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers — bei Unternehmen die Firma laut Handelsregister, bei Privatpersonen der vollständige Name mit Adresse.
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers. Beides ist zulässig, eines ist Pflicht. Die USt-IdNr. ist bei innergemeinschaftlichen Leistungen zwingend.
  4. Ausstellungsdatum der Rechnung.
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird. Sie muss nicht lückenlos sein, aber einer nachvollziehbaren Systematik folgen.
  6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung — eine handelsübliche Bezeichnung. „Dienstleistung" allein genügt nicht; „Webdesign für Firmenhomepage, 40 Stunden" schon.
  7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung — auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, muss er separat angegeben werden. Bei Leistungszeiträumen: Anfangs- und Enddatum.
  8. Nettobetrag (Entgelt), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen.
  9. Anwendbarer Steuersatz (19% oder 7%) und der darauf entfallende Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
  10. Bruttobetrag (Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer).

Zusätzlich können weitere Angaben erforderlich sein, etwa bei Bauleistungen (Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Hinweis auf Steuerfreiheit nach §4 Nr. 1b UStG) oder bei Reiseleistungen (Hinweis auf Margenbesteuerung nach §25 UStG).

Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen nur enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Leistung
  • Bruttobetrag und angewandter Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Es dürfen also entfallen: Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, separater Nettobetrag und separater Steuerbetrag. Typische Anwendung: Kassenzettel, Tankquittungen, Bewirtungsbelege.

Achtung: Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag. Eine Rechnung über 210,08 Euro netto plus 39,92 Euro USt. ergibt 250,00 Euro brutto — das ist gerade noch eine Kleinbetragsrechnung.

Besonderheiten für Kleinunternehmer nach §19 UStG

Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit und dürfen deshalb keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG gelten trotzdem — mit folgenden Anpassungen:

  • Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag — die Rechnung enthält nur einen Endbetrag
  • Pflichthinweis auf §19 UStG — z.B.: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
  • Netto = Brutto — es gibt keine Aufschlüsselung, da keine Steuer anfällt

Weisen Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese dem Finanzamt nach §14c Abs. 2 UStG — obwohl Sie eigentlich befreit sind. Der Rechnungsempfänger kann die ausgewiesene Steuer trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Das ist ein doppelter Nachteil, der nur durch eine korrigierte Rechnung behoben werden kann.

Mehr zu den Besonderheiten der Kleinunternehmer-Rechnung finden Sie im Artikel Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer.

Rechnungsnummern: Aufbau und Systematik

§14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Das bedeutet:

  • Die Nummer muss einmalig sein — keine doppelten Nummern, auch nicht über Jahresgrenzen hinweg
  • Sie muss nicht lückenlos sein — Lücken sind zulässig (z.B. durch stornierte Rechnungen)
  • Mehrere Nummernkreise sind erlaubt — z.B. nach Geschäftsbereich oder Standort

Bewährte Formate:

  • RE-2026-001 — Kürzel + Jahr + laufende Nummer
  • 2026-04-001 — Jahr + Monat + Nummer (bei höherem Volumen)
  • WEB-2026-001 — Nummernkreis + Jahr + Nummer (bei mehreren Geschäftsbereichen)

Wer jedes Jahr bei 001 beginnt, muss das Jahr als Bestandteil der Nummer führen — sonst ist die Einmaligkeit nicht gewährleistet.

Digitale vs. Papierrechnung

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen vollständig gleichgestellt. Eine besondere elektronische Signatur ist seit der Vereinfachung durch das Steuervereinfachungsgesetz nicht mehr erforderlich. Ab 2025 gelten durch das Wachstumschancengesetz neue Regeln:

  • Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (strukturiertes elektronisches Format wie XRechnung oder ZUGFeRD)
  • Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
  • Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen gelten allerdings Übergangsfristen.

GoBD-Anforderungen an Rechnungen

Unabhängig vom Format müssen alle Rechnungen GoBD-konform aufbewahrt werden:

  • Unveränderbarkeit: Eine einmal erstellte Rechnung darf nicht nachträglich geändert werden. Korrekturen erfolgen durch Stornierung und Neuausstellung.
  • Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen vollständig archiviert werden — sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen.
  • Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach §147 AO, ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.
  • Originalformat: Digitale Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden. Ein Ausdruck einer PDF-Rechnung ersetzt nicht das digitale Original.
  • Maschinelle Auswertbarkeit: Digitale Rechnungen müssen maschinell auswertbar bleiben — kein Umwandeln in Bildformate.

Rechnungskorrektur und Stornierung

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, gibt es zwei korrekte Wege:

  1. Stornierung: Stornorechnung (auch „kaufmännische Gutschrift") mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer ausstellen, dann neue korrigierte Rechnung mit neuer Nummer erstellen.
  2. Rechnungskorrektur: Ergänzungsdokument, das auf die Originalrechnung verweist und nur die fehlerhaften Angaben berichtigt (§31 Abs. 5 UStDV).

Nicht zulässig: Die Originalrechnung löschen, überschreiben oder stillschweigend ersetzen. Das verstößt gegen die GoBD und kann bei einer Prüfung zur Verwerfung der Buchführung führen.

Eine Rechnungsvorlage mit allen vordefinierten Pflichtfeldern verhindert die häufigsten Fehler von Anfang an — und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.