Wer selbstständig arbeitet, muss Rechnungen schreiben. Das klingt trivial — ist es aber nicht, wenn man die gesetzlichen Anforderungen genau nimmt. Besonders Kleinunternehmer nach §19 UStG stehen vor der Frage: Was muss auf die Rechnung, was darf nicht drauf, und welche Konsequenzen drohen bei Fehlern?

Pflichtangaben auf jeder Rechnung (§14 Abs. 4 UStG)

Das Umsatzsteuergesetz definiert klar, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht — diese Angaben sind immer Pflicht:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
  • Menge und Art der Leistung — eine handelsübliche Bezeichnung reicht, „Dienstleistung" allein genügt nicht
  • Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung (kann vom Rechnungsdatum abweichen)
  • Nettobetrag (Entgelt)

Bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen: Empfängerangaben und Rechnungsnummer dürfen entfallen. Für Beträge darüber gelten die vollständigen Pflichtangaben.

Besonderheiten bei der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Als Kleinunternehmer erheben Sie keine Umsatzsteuer — und genau das hat Konsequenzen für Ihre Rechnungen:

  • Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Kein MwSt.-Betrag, kein Steuersatz, kein „zzgl. 19% USt."
  • Der Rechnungsbetrag ist ein Endbetrag — es gibt kein „netto" und „brutto" im klassischen Sinn
  • Sie müssen einen Hinweis auf §19 UStG aufnehmen

Formulierungsbeispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Dieser Hinweis ist keine optionale Höflichkeit — er ist gesetzlich vorgeschrieben. Fehlt er, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden. Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese nach §14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt, obwohl Sie eigentlich befreit wären.

Fortlaufende Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Systematik folgen. Das Gesetz verlangt keine lückenlose Abfolge (1, 2, 3, ...), aber das Finanzamt wird bei größeren Lücken nachfragen. Bewährt haben sich Formate wie:

  • RE-2026-001 — mit Jahrespräfix, leicht zuzuordnen
  • 2026-03-001 — mit Monat, hilfreich bei höherem Rechnungsvolumen
  • K-0001 — einfache Variante mit Kundenkürzel

Wichtig: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden, auch über Jahre hinweg. Wer jedes Jahr wieder bei „001" anfängt, muss das Jahr als Teil der Nummer führen.

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Ausgangsrechnungen müssen gemäß §147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis mindestens Ende 2036 archiviert sein.

Digitale Rechnungen (z.B. PDF) müssen in unveränderlicher Form gespeichert werden. Ein Ausdruck allein reicht nicht — das elektronische Original muss erhalten bleiben. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden, wenn der Prozess den GoBD entspricht.

Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen

  • Umsatzsteuer ausgewiesen — häufigster Fehler, führt zur Steuerschuld nach §14c UStG
  • Hinweis auf §19 UStG fehlt — formal mangelhaft, kann bei Betriebsprüfungen Probleme machen
  • Rechnungsnummer doppelt vergeben — verletzt die Einmaligkeit, wirft Fragen zur Ordnungsmäßigkeit auf
  • Leistungszeitraum fehlt — besonders bei Dienstleistungen wird das häufig vergessen
  • Unvollständige Empfängerangaben — „Firma Müller" ohne Adresse reicht ab 250 Euro nicht
  • Rechnung nachträglich geändert — bei digitalen Rechnungen nachvollziehbar, stattdessen Stornorechnung + Neuausstellung

Was tun bei fehlerhaften Rechnungen?

Eine fehlerhafte Rechnung sollte nicht einfach überschrieben werden. Der korrekte Weg:

  1. Stornorechnung (Gutschrift) mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer erstellen
  2. Neue, korrigierte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausstellen
  3. Beide Dokumente aufbewahren

Alternativ ist eine Rechnungskorrektur möglich, die explizit auf die Originalrechnung verweist und nur die geänderten Angaben enthält.

Eine saubere Vorlage, die alle Pflichtangaben enthält und Kleinunternehmer-Rechnungen korrekt abbildet, spart Zeit und vermeidet Fehler von Anfang an.