Das Kassenbuch dokumentiert alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Klingt einfach — ist in der Praxis aber eine der häufigsten Fehlerquellen bei Betriebsprüfungen. Wer ein Kassenbuch führen muss und wie es ordnungsgemäß geht, ist klar geregelt.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt von der Art der Buchführung ab:

  • Bilanzierende Unternehmen (doppelte Buchführung nach §238 HGB) müssen ein Kassenbuch führen. Das betrifft Kaufleute, GmbHs, UGs und alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind.
  • Einnahmenüberschussrechner (EÜR) nach §4 Abs. 3 EStG sind grundsätzlich nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Wer aber hohe Bareinnahmen hat, sollte dennoch eines führen — das Finanzamt wird bei Bargeschäften ohne Dokumentation skeptisch.
  • Freiberufler (§18 EStG) sind ebenfalls nicht kassenbuchpflichtig, es sei denn, sie bilanzieren freiwillig.

Auch wenn keine Pflicht besteht: Ein ordentlich geführtes Kassenbuch schützt bei einer Betriebsprüfung vor Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Grundsatz der Einzelaufzeichnung

Seit der Verschärfung durch das Kassengesetz (2016) und die Kassensicherungsverordnung (KassSichV) gilt: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden. Eine Zusammenfassung von Tageseinnahmen in einer Summe ist nur noch in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig (sog. „offene Ladenkasse" bei Barverkäufen an eine Vielzahl unbekannter Kunden).

Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt, unterliegt zusätzlich der TSE-Pflicht (technische Sicherheitseinrichtung). Für handschriftliche Kassenbücher ohne Registrierkasse gelten die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB/GoBD).

Pflichtangaben pro Buchung

Jeder Eintrag im Kassenbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • Belegnummer — fortlaufend, zur Zuordnung des Originalbelegs
  • Beschreibung des Vorgangs (z.B. „Büromaterial Schreibwaren Meier")
  • Einnahme oder Ausgabe — als getrennte Spalten
  • Umsatzsteuerbetrag und Steuersatz (bei Umsatzsteuerpflicht)
  • Aktueller Kassenbestand nach der Buchung (Saldo)

Zu jeder Buchung muss ein Beleg existieren — der alte Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg" gilt uneingeschränkt. Eigenbelege sind nur zulässig, wenn kein Fremdbeleg beschafft werden kann (z.B. Trinkgeld, Automaten).

Tagesabschluss und Kassenbestand

Am Ende jedes Geschäftstags muss ein Tagesabschluss (Kassensturz) gemacht werden. Dabei wird der tatsächliche Bargeldbestand in der Kasse gezählt und mit dem rechnerischen Saldo im Kassenbuch abgeglichen.

  1. Kassenbestand zählen: Alle Scheine und Münzen erfassen
  2. Soll-Ist-Vergleich: Gezählter Bestand mit dem Buchsaldo vergleichen
  3. Differenzen dokumentieren: Abweichungen müssen erklärt und gebucht werden (Kassendifferenz)
  4. Abschluss unterschreiben: Datum, Bestand und Unterschrift des Verantwortlichen

Ein negativer Kassenbestand — also mehr Ausgaben als Bargeld in der Kasse — ist ein schwerer Mangel. Er ist rechnerisch unmöglich (man kann nicht mehr Bargeld ausgeben, als vorhanden ist) und führt bei Betriebsprüfungen regelmäßig zur Verwerfung der gesamten Buchführung mit anschließender Schätzung.

Häufige Fehler

  • Nachträgliche Änderungen: Einträge im Kassenbuch dürfen nicht radiert, überschrieben oder gelöscht werden. Korrekturen erfolgen durch eine neue Gegenbuchung. Bei digitalen Kassenbüchern muss die Änderungshistorie nachvollziehbar sein.
  • Fehlende Belege: Jede Buchung braucht einen Beleg. Ein Kassenbuch ohne Belegordner ist wertlos.
  • Kassenbuch erst am Monatsende erstellt: Das Kassenbuch muss zeitnah — idealerweise täglich — geführt werden. Eine Rekonstruktion am Monatsende verstößt gegen die GoBD.
  • Privatentnahmen nicht dokumentiert: Wenn der Inhaber Geld aus der Kasse entnimmt, ist das ein buchungspflichtiger Vorgang (Privatentnahme).
  • Kassenbestand nicht gezählt: Der Tagesabschluss ohne tatsächliches Zählen ist ein Formfehler.

Digitales vs. handschriftliches Kassenbuch

Beide Formen sind zulässig, solange die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden:

  • Handschriftlich: Gebundenes Buch (keine losen Blätter), Einträge mit Kugelschreiber (nicht mit Bleistift), keine Lücken zwischen Einträgen. Vorteil: Manipulationssicherheit durch physische Form.
  • Digital (z.B. Excel): Praktischer und rechnerisch fehlerfrei. Nachteil: Nachträgliche Änderungen sind leichter möglich und müssen durch organisatorische Maßnahmen verhindert werden (z.B. täglicher PDF-Export, Versionierung). Eine reine Excel-Datei ohne Schutzmaßnahmen kann bei einer Prüfung beanstandet werden.

Tipp: Führen Sie ein digitales Kassenbuch, exportieren Sie den Tagesabschluss täglich als PDF und archivieren Sie dieses unveränderbar. So verbinden Sie Praxistauglichkeit mit GoBD-Konformität.

Unabhängig von der Form gilt: Das Kassenbuch muss zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Digitale Kassenbücher müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen — ein Scan einer handschriftlichen Seite erfüllt diese Anforderung nicht, das handschriftliche Original schon.

Eine durchdachte Kassenbuch-Vorlage mit vorbereiteten Spalten, automatischer Saldo-Berechnung und Platz für den Tagesabschluss reduziert den Aufwand und minimiert Fehlerquellen.