Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht für alle Unternehmen: Sie müssen strukturierte elektronische Rechnungen — sogenannte E-Rechnungen — empfangen können. Das klingt technischer als es ist. Dieser Artikel erklärt, was sich konkret ändert, wen welche Fristen betreffen und was Sie als Selbstständiger oder Kleinunternehmer jetzt tatsächlich tun müssen.

Was ist eine E-Rechnung — und was ist sie nicht?

Der Begriff „E-Rechnung" wird umgangssprachlich für jede Rechnung per E-Mail verwendet. Im gesetzlichen Sinne ist das falsch. Ein einfaches PDF, das Sie per E-Mail versenden, gilt seit der Änderung des § 14 UStG durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I Nr. 11, 27. März 2024) ausdrücklich nicht als E-Rechnung — es ist eine „sonstige Rechnung".

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. In Deutschland sind zwei Formate zulässig, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

  • XRechnung: Reines XML-Format. Gut lesbar für Maschinen, aber ohne Spezial-Software für Menschen nicht direkt erkennbar. War ursprünglich für öffentliche Auftraggeber (B2G) entwickelt worden.
  • ZUGFeRD (ab Version 2.x): Hybrides Format — eine gewöhnliche PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Sie sehen eine lesbare Rechnung wie gewohnt; gleichzeitig kann Buchhaltungssoftware die Strukturdaten automatisch importieren. Für die meisten Selbstständigen die praktischere Wahl.

Merkhilfe: ZUGFeRD ist ein PDF, das auch Maschinen verstehen. XRechnung ist eine Datei, die nur Maschinen verstehen. Beides ist rechtlich gleichwertig.

Wen betrifft die Pflicht — und wen nicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt für B2B-Transaktionen zwischen zwei im Inland steuerpflichtigen Unternehmen. Zwei Bedingungen müssen beide erfüllt sein:

  • Rechnungssteller sitzt im Inland
  • Rechnungsempfänger sitzt im Inland und ist Unternehmer im Sinne des UStG

Nicht betroffen sind:

  • B2C-Rechnungen an Privatkunden — hier bleibt Papier oder PDF dauerhaft zulässig, ohne Zeitlimit.
  • Steuerbefreite Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. bestimmte Finanz- und Versicherungsleistungen, Bildungsleistungen).
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto — diese sind von der Strukturpflicht befreit.

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind grundsätzlich einbezogen. Die Empfangspflicht gilt für sie genauso wie für jeden anderen Unternehmer. Bei der Sendepflicht profitieren sie von den gleichen Übergangsfristen wie alle anderen — dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Die Fristen im Überblick: 2025 bis 2028

Die Einführung erfolgt gestaffelt. Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen der Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, und der Pflicht, sie zu senden.

1. Januar 2025 — Empfangspflicht gilt sofort

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze — auch für Kleinunternehmer und Kleinstbetriebe.

Praktisch bedeutet das: Sie benötigen eine E-Mail-Adresse, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen können, und müssen ZUGFeRD-PDFs oder XRechnungen empfangen und archivieren können. Besondere Software ist dafür nicht zwingend erforderlich — eine ZUGFeRD-PDF lässt sich mit jedem PDF-Reader öffnen und lesen.

2025–2026 — Übergangszeit für die Sendepflicht

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen an andere Unternehmen weiterhin als Papier oder einfaches PDF versenden — vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Diese Zustimmung ist in der Praxis selten ein Problem, da die meisten Empfänger noch keine E-Rechnungen einfordern.

1. Januar 2027 — erste Sendepflicht für große Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € strukturierte E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Für die Mehrheit der Selbstständigen und Kleinunternehmer ändert sich zu diesem Zeitpunkt noch nichts.

1. Januar 2028 — Sendepflicht für alle

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle B2B-Rechnungen — unabhängig von Umsatz oder Unternehmensgröße. Auch Kleinunternehmer müssen dann ihre Rechnungen an andere Unternehmen im strukturierten Format ausstellen.

Kurzfassung: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit Januar 2025. Senden müssen die meisten Selbstständigen erst ab Januar 2028. Nutzen Sie die Zeit, um sich frühzeitig vorzubereiten.

Was müssen Sie jetzt konkret tun?

Die unmittelbar handlungsrelevante Pflicht ist die Empfangspflicht, die seit dem 1. Januar 2025 gilt. Prüfen Sie folgende drei Punkte:

E-Mail-Adresse für E-Rechnungen bereithalten

Teilen Sie Ihren Lieferanten eine E-Mail-Adresse mit, an die sie Rechnungen senden können. Das kann Ihre reguläre Geschäfts-E-Mail-Adresse sein. Eine separate Adresse für Rechnungseingang (z. B. [email protected]) erleichtert die Sortierung, ist aber nicht vorgeschrieben.

ZUGFeRD-PDFs öffnen und prüfen können

ZUGFeRD-Rechnungen sehen aus wie normale PDFs und lassen sich mit jedem PDF-Reader öffnen. Sie müssen nichts Besonderes installieren, um sie zu lesen. Wer die eingebetteten XML-Daten automatisch in sein Buchhaltungsprogramm importieren möchte, sollte prüfen, ob das genutzte Programm ZUGFeRD unterstützt — die meisten modernen Buchhaltungslösungen tun dies inzwischen.

Archivierung GoBD-konform sicherstellen

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen: 10 Jahre nach §147 AO. Sie müssen im Originalformat aufbewahrt werden — eine ZUGFeRD-PDF darf also nicht in ein anderes Format konvertiert werden. Speichern Sie Eingangsrechnungen unmittelbar nach Eingang in einem unveränderlichen Archiv, nicht nur im E-Mail-Postfach.

Vorbereitungen für die Sendepflicht ab 2028

Auch wenn die Sendepflicht für die meisten Selbstständigen erst 2028 kommt, lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung — nicht zuletzt weil immer mehr Geschäftskunden freiwillig E-Rechnungen einfordern werden.

Die einfachste Lösung für Einzelunternehmer und Kleinunternehmer ist ZUGFeRD: Viele Rechnungsprogramme und Excel-Add-ins können bereits heute ZUGFeRD-konforme PDFs erzeugen. Wer seine Rechnungen bisher manuell in Excel erstellt hat, sollte bis 2027 auf ein Werkzeug umsteigen, das das ZUGFeRD-Format unterstützt.

Wer noch mit einfachen Excel-Vorlagen arbeitet, findet in der Rechnungsvorlage 2026 einen soliden Einstieg für alle Pflichtangaben nach §14 UStG — als Brücke bis zur vollständigen Umstellung auf strukturierte Formate.

Häufige Missverständnisse

  • „Meine PDF-Rechnung per E-Mail ist eine E-Rechnung." Falsch. Eine PDF ohne strukturierten Datensatz ist eine „sonstige Rechnung", keine E-Rechnung im Sinne des §14 UStG.
  • „Als Kleinunternehmer bin ich befreit." Falsch für die Empfangspflicht (gilt seit 2025 für alle). Richtig für die Sendepflicht bis Ende 2027 — ab 2028 gilt sie auch für Kleinunternehmer.
  • „B2C-Rechnungen müssen auch umgestellt werden." Falsch. Die Pflicht gilt ausschließlich für B2B. Rechnungen an Privatkunden bleiben dauerhaft von der Pflicht ausgenommen.
  • „Ich brauche teure Software." Für das Empfangen von ZUGFeRD-Rechnungen ist keine besondere Software erforderlich. Für das Erstellen wird ab 2028 ein geeignetes Tool benötigt — kostenlose und günstige Lösungen existieren bereits.

Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Hindernis, sondern eine Einladung, die eigene Rechnungsstellung zu modernisieren. Wer seine Rechnungen von Anfang an korrekt aufbaut, hat mit der Umstellung auf strukturierte Formate die wenigste Arbeit.