Eine Rechnung aus dem Jahr 2018 — muss die noch irgendwo liegen? Für viele Selbstständige und Kleinunternehmer ist die Frage nach Aufbewahrungsfristen die Sorte Bürokram, die man aufschiebt, bis der Aktenschrank überläuft. Dabei ist die Antwort einfacher als gedacht: Zwei Fristen decken fast alles ab. Wer diese kennt, kann gezielt aufräumen, Altpapier rechtssicher entsorgen — und ist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Die zwei zentralen Fristen nach § 147 AO

Gesetzliche Grundlage für die steuerliche Aufbewahrungspflicht ist § 147 der Abgabenordnung (AO). Sie kennt im Wesentlichen zwei Fristen:

  • 10 Jahre für Buchführungsunterlagen und Buchungsbelege
  • 6 Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen

Ergänzend gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie regeln vor allem, wie digitale Belege aufzubewahren sind — also in welchem Format, unter welchen Sicherheitsbedingungen und mit welcher Unveränderlichkeit.

Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungspflicht

Die 10-Jahres-Frist gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 AO für alle Unterlagen, die der Buchführung zugrunde liegen:

  • Buchungsbelege: jede Unterlage, die eine Buchung belegt — Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Lieferscheine mit Zahlungsbezug
  • Handelsbücher und Aufzeichnungen (bei bilanzierenden Unternehmen)
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte
  • Inventare
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind — z. B. Kontenpläne oder Beschreibungen der eingesetzten Buchhaltungssoftware

Für Kleinunternehmer und Freiberufler ohne Buchführungspflicht sind vor allem die Buchungsbelege entscheidend: jede Eingangsrechnung vom Lieferanten, jede Ausgangsrechnung an Kunden, jeder Kontoauszug. Diese Belege sind die Grundlage der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und müssen zehn Jahre lang verfügbar sein.

Praxistipp: Ein Kontoauszug ist immer ein Buchungsbeleg — auch wenn er „nur" den Zahlungseingang einer Rechnung belegt. Kontoauszüge unterliegen der 10-Jahres-Frist, nicht der 6-Jahres-Frist. Das unterschätzen viele.

Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungspflicht

Die 6-Jahres-Frist gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO für:

  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe: alle eingehenden schriftlichen oder elektronischen Nachrichten mit Geschäftsbezug — Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Reklamationen, Mahnungen von Dritten
  • Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe: ausgehende E-Mails und Briefe mit Geschäftsinhalt, einschließlich Angebote, die Sie verschickt haben
  • Sonstige steuerrelevante Unterlagen: Mietverträge für Geschäftsräume, Leasingverträge, Dauerschuldverhältnisse, Genehmigungen mit steuerlichem Bezug

Die Grenze zwischen Buchungsbeleg (10 Jahre) und Geschäftsbrief (6 Jahre) ist im Einzelfall nicht immer trennscharf. Wenn Sie unsicher sind: Im Zweifel aufbewahren. Die 10-Jahres-Frist auf Geschäftsbriefe anzuwenden ist kein Fehler — sie führt nur zu etwas längerem Aufbewahren, nicht zu Steuerproblemen.

Wann beginnt die Frist — und wann endet sie?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO nicht ab dem Datum eines Dokuments, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Konkret:

  • Eine Ausgangsrechnung vom 15. März 2024 unterliegt der 10-Jahres-Frist. Diese beginnt am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2034. Vernichtet werden darf frühestens ab dem 1. Januar 2035.
  • Ein Geschäftsbrief vom 20. November 2024 unterliegt der 6-Jahres-Frist. Diese beginnt am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2030.

Wichtig: Läuft ein steuerliches Verfahren — Betriebsprüfung, Einspruch oder Klage — endet die Aufbewahrungspflicht nicht mit Ablauf der gesetzlichen Frist. Sie verlängert sich automatisch bis zum Abschluss des Verfahrens. Unterlagen zu vernichten, während noch ein Finanzrechtsstreit offen ist, kann als Beweisvereitelung gewertet werden.

Digitale Belege und die GoBD

Wer Belege digital aufbewahrt — sei es weil sie digital empfangen wurden oder weil Papierdokumente eingescannt wurden — muss die GoBD einhalten. Die wichtigsten Anforderungen:

Unveränderlichkeit

Archivierte Dokumente dürfen nachträglich nicht überschrieben oder verändert werden. Ein einfacher Ordner auf dem Desktop reicht nicht. Für Kleinunternehmer praktikabel sind Buchhaltungsprogramme mit integrierter Belegablage (DATEV, Lexoffice, sevDesk) oder Cloud-Speicher mit aktivierter Versionskontrolle und Löschschutz.

Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer

Das Dateiformat muss über 10 Jahre maschinell lesbar bleiben. PDF/A ist hier die sichere Wahl. Proprietäre Formate älterer Office-Versionen können langfristig problematisch werden — entweder frühzeitig in PDF konvertieren oder sicherstellen, dass die eingesetzte Software das Format dauerhaft öffnet.

Digital empfangene Belege: kein Ausdruck erlaubt

Eine PDF-Rechnung per E-Mail muss digital archiviert werden. Sie auszudrucken, als Scan abzulegen und das Original zu löschen ist nicht GoBD-konform. Das Original ist die digitale Datei — diese muss erhalten bleiben.

Ersetzende Digitalisierung für Papierbelege

Papierbelege scannen und das Original vernichten ist grundsätzlich erlaubt — allerdings nur mit einem dokumentierten Scanverfahren, das Vollständigkeit und Qualität der Digitalisierung sichert. Für die meisten Kleinunternehmer ist der Aufwand dafür unverhältnismäßig. Empfehlung: Papierbelege bis zum Ablauf der Frist behalten und zusätzlich einscannen.

Ordnerstruktur — so behalten Sie den Überblick

Eine jahresbezogene Ablagestruktur macht das Archivieren und spätere Vernichten einfach. Bewährt hat sich folgendes Schema — digital wie physisch:

  • Buchhaltung 2024 /
    • Eingangsrechnungen/
    • Ausgangsrechnungen/
    • Kontoauszüge/
    • Kasse/
    • Verträge + Sonstiges/

Wenn Jahresgrenzen klar erkennbar sind, lässt sich beim Ablauf einer Frist gezielt ein ganzer Jahresordner vernichten — ohne Belege einzeln prüfen zu müssen. Der Ordner-Struktur Ersteller erstellt diese Buchhaltungsstruktur für jedes Jahr per Klick, inklusive aller Unterordner.

Ergänzend empfiehlt sich eine einfache Tabelle, die festhält, welcher Ordner ab wann vernichtet werden darf. So vermeiden Sie es, jedes Jahr manuell nachrechnen zu müssen.

Typische Fehler bei der Aufbewahrung

  • Fristbeginn falsch berechnen: Die Frist beginnt nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern mit Ablauf des Entstehungsjahres. Wer das vergisst, vernichtet unter Umständen zu früh.
  • Kontoauszüge zu früh entsorgen: Viele gehen davon aus, Kontoauszüge unterlägen nur 6 Jahren Aufbewahrung. Als Buchungsbelege fallen sie aber unter die 10-Jahres-Frist.
  • Digitale Sicherung vernachlässigen: Wer seine Belege ausschließlich lokal auf einem Rechner aufbewahrt, riskiert bei Hardware-Ausfall den Totalverlust. Tägliche automatische Backups auf einem zweiten Medium oder in der Cloud sind Pflicht.
  • Nur den Steuerbescheid aufheben: Der Bescheid allein ersetzt nicht die Buchungsbelege. Bei einer Betriebsprüfung sind die Originalunterlagen gefragt, nicht das Ergebnis der Veranlagung.
  • Privatpost und Geschäftspost vermischen: Nur Unterlagen mit geschäftlichem Charakter sind aufbewahrungspflichtig. Wer von Anfang an sauber trennt, spart sich die Arbeit später — und hält die Buchhaltung übersichtlich.
  • Vorzeitig vernichten, obwohl ein Verfahren läuft: Wer im laufenden Einspruchsverfahren Belege entsorgt, riskiert, dass das Finanzamt zuungunsten des Steuerpflichtigen schätzt.