Kann ich Bahntickets als Reisekosten absetzen?

Ja. Kosten für Bahn, Bus, U-Bahn oder Taxi werden mit dem tatsächlichen Betrag als Betriebsausgaben angesetzt. Der Beleg (Ticket, Buchungsbestätigung oder Quittung) muss aufbewahrt werden. Die Kilometerpauschale gilt nur für Fahrten mit dem eigenen Pkw oder Motorrad.

Muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Nein, ein Fahrtenbuch ist keine Pflicht. Ohne Fahrtenbuch setzen Sie Dienstreisen mit dem eigenen Pkw pauschal mit 0,30 € pro km ab. Möchten Sie stattdessen die tatsächlichen Kfz-Kosten geltend machen, ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Pflicht. In der Praxis lohnt sich das Fahrtenbuch nur, wenn die tatsächlichen Kosten deutlich über der Pauschale liegen.

Darf ich Urlaub und Dienstreise kombinieren?

Ja, aber nur der betrieblich veranlasste Anteil der Reisekosten ist absetzbar. Fahrtkosten lassen sich bei gemischten Reisen häufig nicht aufteilen — hier entscheidet das Finanzamt oft nach dem Hauptzweck der Reise. Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten können für die rein betrieblichen Tage angesetzt werden. Im Zweifel die Aufteilung dokumentieren und begründen.

Gibt es eine Grenze, ab der Reisekosten nicht mehr absetzbar sind?

Eine pauschale Obergrenze gibt es nicht. Allerdings müssen die Kosten betrieblich veranlasst und angemessen sein. Unangemessen hohe Ausgaben — etwa Fünf-Sterne-Hotel, wenn ein normales Hotel genügt hätte — können vom Finanzamt anteilig aberkannt werden. Für Selbstständige gilt: Was ein ordentlicher Kaufmann ausgegeben hätte, ist in der Regel akzeptiert.

Was passiert, wenn ich die Abwesenheitsdauer nicht genau kenne?

Die Abwesenheitsdauer muss für den Verpflegungsmehraufwand dokumentiert sein. Halten Sie Abfahrts- und Ankunftszeit fest — zum Beispiel in einer Reisekostenabrechnung, einem Kalender oder per Hotelrechnung. Das Finanzamt kann die Pauschalen nur anerkennen, wenn die Abwesenheit von mindestens 8 Stunden nachvollziehbar belegt ist.

Reisekosten abrechnen als Selbstständiger — Pauschalen 2026

Wer als Selbstständiger Kunden besucht, Messen besucht oder Projekte vor Ort betreut, hat Reisekosten. Diese lassen sich vollständig als Betriebsausgaben absetzen — wenn die Dokumentation stimmt. Dieser Artikel erklärt, welche Kosten absetzbar sind, welche Pauschalen 2026 gelten und wie eine ordnungsgemäße Abrechnung aussieht.

Auswärtstätigkeit — wann liegt eine Dienstreise vor?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden. Für Selbstständige ist das in der Regel das eigene Büro oder das Homeoffice. Fahrten dorthin sind keine Dienstreisen — sie fallen unter die Entfernungspauschale zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Als Auswärtstätigkeit gilt dagegen, wenn Sie:

einen Kunden an dessen Standort besuchen
an einer Messe, Konferenz oder Fortbildung außerhalb Ihres Büros teilnehmen
ein Projekt an einem anderen Ort betreuen
Behördengänge oder Notartermine wahrnehmen

Ausnahme: Wenn Sie denselben Kunden regelmäßig und dauerhaft aufsuchen — mehr als 3 Monate in Folge — kann dieser Ort zur ersten Tätigkeitsstätte werden. Dann gelten keine vollen Dienstreisepauschalen mehr, sondern nur noch die einfache Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer.

Fahrtkosten: Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten

Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug gibt es zwei Methoden. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie ein Fahrtenbuch führen wollen:

Kilometerpauschale (ohne Fahrtenbuch)

Die einfachste Variante: Sie setzen pauschal pro gefahrenen Kilometer ab, ohne Belege für Benzin, Wartung oder Versicherung sammeln zu müssen.

Pkw: 0,30 € pro km
Motorrad oder Motorroller: 0,20 € pro km
Fahrrad: 0,05 € pro km

Dokumentiert werden müssen: Datum, Reiseziel, Reisezweck und die gefahrenen Kilometer. Hin- und Rückfahrt zählen jeweils einzeln. Eine einfache Liste oder eine strukturierte Reisekostenabrechnung genügt als Nachweis.

Tatsächliche Kfz-Kosten (mit Fahrtenbuch)

Wer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, kann statt der Pauschale den tatsächlichen betrieblichen Kostenanteil absetzen. Dazu werden die gesamten Kfz-Kosten (Benzin, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, Reparaturen, Abschreibung) mit dem betrieblichen Kilometeranteil multipliziert.

Das Fahrtenbuch muss jede Fahrt einzeln und zeitnah erfassen: Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel und Geschäftszweck. Nachträgliche Ergänzungen erkennt das Finanzamt nicht an. In der Praxis lohnt sich diese Methode nur, wenn der betriebliche Anteil hoch ist und die tatsächlichen Kosten die Pauschale deutlich überschreiten.

Verpflegungsmehraufwand — die Pauschalen 2026

Wer auf Dienstreise ist, gibt typischerweise mehr für Mahlzeiten aus als zu Hause. Das Finanzamt erkennt diesen Mehraufwand pauschal an — ohne Kassenbon, ohne Restaurantquittung. Die Pauschalen 2026 für Inlandsreisen:

Ab 8 Stunden Abwesenheit: 16 €
Ab 24 Stunden (ganzer Reisetag): 32 €
An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 16 €

Maßgeblich ist die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Fahren Sie um 7:30 Uhr los und sind um 16:00 Uhr zurück, sind das 8,5 Stunden Abwesenheit — die 16-Euro-Pauschale greift.

Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich länderspezifische Pauschalsätze. Diese weichen teils erheblich vom Inlandssatz ab — bei einer Dienstreise nach London gelten z.B. andere Sätze als bei einer nach Wien.

Wichtig: Stellt ein Kunde oder Veranstalter Mahlzeiten, kürzt das Finanzamt die Pauschale um 20 % für ein Frühstück und je 40 % für Mittag- oder Abendessen. Zahlen Sie alles selbst, entfällt die Kürzung.

Übernachtungskosten richtig abrechnen

Übernachtungskosten werden mit den tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben angesetzt — eine Inlandspauschale gibt es für Selbstständige nicht. Voraussetzungen:

Die Übernachtung ist betrieblich veranlasst
Eine Rechnung auf Ihren Namen liegt vor
Die Kosten sind angemessen (kein Fünf-Sterne-Hotel, wenn ein Standardhotel gereicht hätte)

Enthält die Hotelrechnung ein Frühstück, wird dessen Wert — in der Regel 4,80 € — vom abzugsfähigen Betrag abgezogen, sofern der Verpflegungsmehraufwand ebenfalls geltend gemacht wird. Viele Hotels weisen Frühstück mittlerweile getrennt aus, was die Abrechnung vereinfacht.

Für Auslandsübernachtungen können alternativ die länderspezifischen Übernachtungspauschalen des BMF angesetzt werden, wenn keine Belege vorliegen. Bei Vorhandensein einer Rechnung gilt immer der tatsächliche Betrag.

Was muss die Reisekostenabrechnung enthalten?

Damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, muss jede Dienstreise vollständig dokumentiert sein. Die Mindestangaben:

Datum und Uhrzeit der Abreise und Rückkehr (für den Verpflegungsmehraufwand)
Reiseziel — Ort und Adresse des Kunden oder der Veranstaltung
Geschäftszweck — konkret, nicht nur „Kundentermin". Nennen Sie den Kunden, das Projekt oder die Veranstaltung.
Gefahrene Kilometer bei Pkw-Nutzung (Anfangs- und Endkilometerstand)
Belege für alle tatsächlichen Ausgaben (Hotel, Taxi, Bahn, Parkgebühren)

Fehlende oder vage Angaben — „Kundenbesuch" ohne Namen, kein Zeitnachweis — geben dem Finanzamt Anlass zur Nachfrage. Eine strukturierte Vorlage schützt vor Lücken und spart Zeit bei der Steuererklärung.

Reisekosten in der EÜR buchen

Selbstständige, die ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, tragen Reisekosten in der Anlage EÜR ein. Die relevanten Zeilen:

Zeile 47 (Kfz-Kosten): Kilometerpauschale oder tatsächliche Fahrtkosten mit eigenem Pkw
Zeile 57 (Reisekosten): Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Bahn- und Flugtickets, Taxi, Parkgebühren

Wer Buchführungssoftware nutzt, bucht Reisekosten auf die entsprechenden Konten (SKR 03/04): Fahrtkosten auf Konto 4320 bzw. 6320, Reisekosten auf Konto 4670 bzw. 6670. Die Verpflegungspauschale ist steuerlich eine Betriebsausgabe, auch wenn kein Beleg vorliegt — der Nachweis der Abwesenheitsdauer genügt.

Einen vollständigen Überblick über die Gewinnermittlung gibt der Artikel Buchhaltung für Kleinunternehmer, der EÜR, Belegpflichten und GoBD-Anforderungen erklärt.

Typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung

Abwesenheitsdauer nicht dokumentiert: Ohne Nachweis der Abwesenheit von mindestens 8 Stunden entfällt der Verpflegungsmehraufwand.
Kein Geschäftszweck angegeben: „Fahrt nach München" ist kein ausreichender Nachweis. Wer war der Gesprächspartner, was war der Zweck?
Privatanteile nicht herausgerechnet: Tage, die eindeutig privat waren, dürfen nicht als Dienstreise abgerechnet werden.
Hotel mit Frühstück doppelt abgesetzt: Wenn das Frühstück in der Hotelrechnung enthalten ist und gleichzeitig Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht wird, muss das Frühstück herausgerechnet werden.
Auslandspauschalen statt Inlandspauschalen: Gilt die Dienstreise als Inlandsreise, greifen die deutschen Pauschalsätze — auch wenn ein Teil der Fahrt ins Ausland führt (Stichtag: Ankunft am Zielort).