Wer als Selbstständiger einen neuen Drucker, einen Bürostuhl oder ein Headset kauft, stellt sich die Frage: Kann ich das sofort als Betriebsausgabe abziehen — oder muss ich über mehrere Jahre abschreiben? Die Antwort hängt vom Kaufpreis ab. Für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gilt in 2026 eine klare Regelung nach §6 Abs. 2 EStG: Bis 800 € netto ist die Sofortabschreibung möglich.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?

GWG sind bewegliche, abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbstständig nutzbar sind. Das bedeutet: Das Gerät oder der Gegenstand muss ohne weitere Hilfsmittel funktionsfähig sein. Ein Laptop zählt — ein einzelner Arbeitsspeicher-Riegel hingegen nicht, da er allein nicht einsatzfähig ist.

Die drei Voraussetzungen für ein GWG im Überblick:

  • Selbstständig nutzbar: Das Gut funktioniert eigenständig, ohne zwingend auf ein anderes Gerät angewiesen zu sein.
  • Beweglich: Maschinen, Geräte, Möbel — kein Gebäude und kein Grundstück.
  • Betrieblich genutzt: Das Wirtschaftsgut gehört dauerhaft zum Anlagevermögen des Betriebs.

Ist eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, greift die GWG-Regelung nicht. Software-Lizenzen zum Beispiel sind immaterielle Wirtschaftsgüter und folgen eigenen Abschreibungsregeln.

Die drei Abschreibungswege im Überblick

Je nach Kaufpreis gibt es für Betriebsmittel drei unterschiedliche Wege:

  • Sofortabzug bis 250 € netto: Wirtschaftsgüter dieser Preisklasse werden im Anschaffungsjahr vollständig als Betriebsausgabe abgezogen. Sie müssen nicht im Anlagenverzeichnis geführt werden — sie erscheinen wie eine normale laufende Ausgabe.
  • GWG-Sofortabschreibung von 250,01 € bis 800 € netto (§6 Abs. 2 EStG): Diese Güter werden ebenfalls im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben. Allerdings müssen sie in einem Anlagenverzeichnis geführt werden, das das Finanzamt bei einer Prüfung einsehen kann.
  • Sammelposten von 250,01 € bis 1.000 € netto (§6 Abs. 2a EStG): Als Alternative zur Einzelabschreibung dürfen alle Güter dieses Preisbereichs in einem Sammelposten zusammengefasst und gleichmäßig über 5 Jahre mit je 20 % abgeschrieben werden.

GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten? Die Sofortabschreibung ist für die meisten Selbstständigen die bessere Wahl — sie senkt den Gewinn sofort und maximiert die Steuerersparnis im Kaufjahr. Der Sammelposten lohnt sich hauptsächlich, wenn Sie sehr viele Güter im mittleren Preisbereich kaufen und den Buchungsaufwand minimieren möchten.

Was fällt typischerweise unter GWG?

Typische GWG im Büroalltag von Freiberuflern und Kleinunternehmern:

  • IT-Zubehör: Tastatur, Maus, externer Monitor (bis 800 € netto), Headset, Webcam, externe Festplatte
  • Bürotechnik: Drucker, Scanner, Router, kleines NAS-System
  • Büromöbel: Bürostuhl, Stehpult, Aktenschrank (je nach Kaufpreis)
  • Berufsfeld-spezifisch: Kamera-Zubehör für Fotografen, Mikrofon für Podcaster, Werkzeug für Handwerker
  • Smartphone: Bei überwiegend betrieblicher Nutzung und Kaufpreis bis 800 € netto

Nicht unter GWG fallen:

  • Software und Lizenzen: Immaterielle Wirtschaftsgüter — Abschreibung nach amtlicher AfA-Tabelle oder Sofortabzug bei geringem Kaufpreis
  • Teile, die erst gemeinsam nutzbar sind: Ein einzelnes Druckerkabel oder ein Speicherstick-Erweiterungsmodul ist ohne das Hauptgerät wertlos
  • Wirtschaftsgüter über 800 € netto: Diese müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer planmäßig abgeschrieben werden (AfA nach §7 EStG)

GWG in der EÜR richtig erfassen

Als Freiberufler oder Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung tragen Sie GWG als Betriebsausgabe im Zahlungsjahr ein. In der amtlichen EÜR-Anlage (Elster) gehören sie in Zeile 29 unter „Absetzung für Abnutzung und sonstige Abzüge". Geben Sie dort den vollen Anschaffungspreis ein — nicht aufgeteilt, sondern als Einmalbetrag im Jahr des Kaufs.

Parallel führen Sie ein Anlagenverzeichnis. Es muss enthalten:

  • Anschaffungsdatum und Bezeichnung des Wirtschaftsguts
  • Anschaffungskosten (netto bei Regelbesteuerung, brutto bei Kleinunternehmern)
  • Abschreibungsart: GWG-Sofortabschreibung
  • Belegnummer zum Nachweis der Zahlung

In einer strukturierten Vorlage wie der EÜR Vorlage 2026 erfassen Sie GWG direkt in der Ausgabentabelle unter der Kategorie „Abschreibungen / GWG" — die Jahressummen werden automatisch für die Steuererklärung zusammengeführt. Das spart beim Jahresabschluss Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Gemischte Nutzung — was gilt bei privater Mitnutzung?

Viele Betriebsmittel werden nicht ausschließlich betrieblich genutzt. Für das Smartphone gelten andere Regeln als für den reinen Bürodrucker. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach dem tatsächlichen betrieblichen Nutzungsanteil:

  • Über 90 % betrieblich: Voller GWG-Abzug möglich.
  • Gemischte Nutzung (10–90 % betrieblich): Aufteilung nach Nutzungsanteil. Bei 70 % betrieblicher Nutzung eines 600-€-Geräts setzen Sie 420 € als Betriebsausgabe an.
  • Überwiegend privat (unter 50 % betrieblich): Kein Betriebsausgabenabzug.

Praxistipp: Halten Sie den geschätzten Nutzungsanteil kurz schriftlich fest — eine Notiz in der Buchungszeile oder auf dem Beleg reicht aus. Das schützt bei einer Betriebsprüfung und macht die Aufteilung nachvollziehbar, ohne aufwendige Aufzeichnungen zu erfordern.

Brutto oder netto — der Unterschied für Kleinunternehmer

Die 800-€-Grenze bezieht sich bei regelbesteuerten Unternehmern auf den Nettokaufpreis ohne Umsatzsteuer, da diese als Vorsteuer zurückgeholt wird. Für Kleinunternehmer nach §19 UStG gilt das anders: Sie haben keinen Vorsteuerabzug, weshalb die gezahlte Umsatzsteuer Teil der Anschaffungskosten ist.

Konkret bedeutet das: Als Kleinunternehmer prüfen Sie die GWG-Grenze anhand des Bruttopreises. Ein Gerät für 819 € brutto (= 688 € netto zzgl. 19 % MwSt.) liegt für Sie über der Grenze und muss planmäßig abgeschrieben werden. Für einen regelbesteuerten Unternehmer mit gleichem Einkauf wäre es dagegen ein GWG, da der Nettowert unter 800 € liegt.

Ein Vergleich der Werte: Für Kleinunternehmer liegt die effektive GWG-Grenze bei rund 800 € brutto — also ca. 672 € netto. Wer Angebote vergleicht, sollte stets den Bruttopreis als Maßstab nehmen, um keine unerwartete Abschreibungspflicht zu erhalten.

Einen vollständigen Überblick aller absetzbaren Ausgaben — von GWG über Fahrtkosten bis Homeoffice-Pauschale — finden Sie im Ratgeber Betriebsausgaben Selbstständige 2026.