Wer als Freiberufler oder Kleinunternehmer selbstständig ist, kommt an der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht vorbei. Die EÜR ist die vereinfachte Alternative zur doppelten Buchführung — und für die meisten Selbstständigen die einzige Rechenschaftspflicht, die das Finanzamt in Sachen Gewinnermittlung stellt. Dieser Artikel zeigt, wie die EÜR aufgebaut ist, welche Betriebsausgaben abzugsfähig sind und worauf Sie beim Ausfüllen achten müssen.

Was ist die EÜR — und wer muss sie erstellen?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist denkbar einfach: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den steuerpflichtigen Gewinn — oder bei negativem Ergebnis einen Verlust, der mit anderen Einkünften verrechnet werden kann.

Zur EÜR berechtigt und verpflichtet sind Selbstständige, die:

  • nicht buchführungspflichtig sind (kein eingetragener Kaufmann, kein Handelsgewerbe im Sinne des HGB),
  • einen Jahresumsatz unter 800.000 € oder einen Gewinn unter 80.000 € erwirtschaften,
  • als Freiberufler tätig sind (Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Journalisten, Programmierer u. a.),
  • als Kleinunternehmer oder Gewerbetreibende unterhalb der Buchführungsgrenzen bleiben.

Wer diese Grenzen überschreitet, muss auf die Bilanzierung wechseln. Das Finanzamt informiert darüber schriftlich — in der Regel nach Eingang der Steuererklärung, in der die Grenzen erstmals überschritten wurden.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Wann gehört eine Buchung ins Jahr?

Die EÜR folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG: Einnahmen gelten als erzielt in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich eingegangen ist — nicht wenn die Rechnung gestellt wurde. Umgekehrt gilt für Ausgaben: Sie sind in dem Jahr abzuziehen, in dem sie tatsächlich gezahlt wurden.

Beispiel: Eine Rechnung vom 28. Dezember 2025, die erst am 5. Januar 2026 auf Ihrem Konto eingeht, gehört in die EÜR 2026 — nicht 2025. Das gilt auch dann, wenn Sie die Leistung im Dezember erbracht haben.

Die einzige Ausnahme: Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (z. B. monatliche Miete, Versicherungsprämien), die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel zufließen oder abfließen, werden noch dem alten Jahr zugerechnet. Das nennt sich die Zehn-Tage-Regel nach § 11 Abs. 1 Satz 2 EStG.

Betriebseinnahmen richtig erfassen

Zu den Betriebseinnahmen zählen alle Zuflüsse, die im Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit stehen:

  • Erlöse aus Dienstleistungen oder Warenverkäufen
  • Einnahmen aus dem Verkauf von Betriebsmitteln
  • Zinsen aus betrieblichen Konten oder Darlehen
  • Erstattungen von Betriebsausgaben (z. B. Reisekostenerstattungen durch Kunden)

Umsatzsteuerpflichtige weisen Einnahmen netto aus — die vereinnahmte Umsatzsteuer ist kein Gewinn, sondern wird als durchlaufender Posten abgeführt. Die abgeführte Umsatzsteuer tragen Sie zusätzlich als Betriebsausgabe ein.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung und führen auch keine ab. Sie tragen daher den vollen Rechnungsbetrag brutto als Einnahme ein — ohne Korrektur.

Betriebsausgaben — was darf ich absetzen?

Betriebsausgaben senken den steuerpflichtigen Gewinn. Das Finanzamt erkennt Ausgaben an, wenn sie betrieblich veranlasst sind, also in einem unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit der selbstständigen Tätigkeit stehen. Die wichtigsten Kategorien:

Büro und Arbeitsmittel

  • Büromaterial, Fachliteratur, Druckerpatronen
  • Hard- und Software bis 800 € netto: Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)
  • Telefon und Internet: bei gemischter privater und beruflicher Nutzung den nachgewiesenen Berufsanteil (häufig 50–80 %)

Fahrtkosten

  • Eigener PKW: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (einfache Strecke) — oder tatsächliche Kosten bei einem anerkannten Firmenfahrzeug
  • Öffentliche Verkehrsmittel: tatsächliche Ticketkosten vollständig absetzbar
  • Fahrrad: 0,05 € pro km laut BMF-Schreiben seit 2021

Miete und Homeoffice

  • Gemietetes Büro außerhalb der Wohnung: vollständig abzugsfähig
  • Homeoffice-Tagespauschale: 6 € pro Arbeitstag im Homeoffice, maximal 1.260 € im Jahr — ohne Nachweis eines abgetrennten Raums
  • Abgeschlossenes Arbeitszimmer: anteilige Miet- und Nebenkosten, aber nur wenn der Raum ausschließlich beruflich genutzt wird

Versicherungen und Beiträge

  • Berufshaftpflicht, Betriebsunterbrechungsversicherung
  • IHK-Beiträge, Berufsverbandsmitgliedschaften
  • Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto

Fremdleistungen und Personal

  • Honorare an Subunternehmer oder freie Mitarbeiter
  • Löhne und Gehälter inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
  • Steuerberatungskosten für die betriebliche Buchführung

Nicht absetzbar sind rein private Lebenshaltungskosten, Strafen und Bußgelder sowie Ausgaben ohne betriebliche Veranlassung. Bei gemischt genutzten Ausgaben müssen Sie den beruflichen Anteil nachvollziehbar begründen können.

Die Anlage EÜR: Aufbau und Einreichung

Seit 2011 gilt für Selbstständige mit Einnahmen über 17.500 € die Pflicht, die amtliche Anlage EÜR elektronisch über das ELSTER-Portal einzureichen. Das kostenlose Formular gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Zeilen 1–14: Betriebliche Einnahmen nach Art
  • Zeilen 21–80: Betriebsausgaben, aufgeteilt nach Kategorien
  • Zeilen 91–130: Korrekturen, Raumkosten, Sonderfälle
  • Zeile 131: Gewinn oder Verlust (Ergebnis)

Das ELSTER-Formular rechnet die Summen automatisch aus. Eingabefehler bei Einzelpositionen — etwa ein zu hoher Betrag in einer Kategorie — fallen dabei nicht auf, weil das System nur addiert, nicht plausibilisiert. Wer seine Buchungen vorab in einer strukturierten Tabelle erfasst, überträgt die Jahreswerte in wenigen Minuten.

Die EÜR Vorlage 2026 ordnet alle Buchungen automatisch den richtigen Kategorien zu und liefert auf dem Auswertungsblatt genau die Summen, die in die Anlage EÜR eingetragen werden — kein manuelles Zusammenrechnen, kein Vergessen von Positionen.

Abschreibungen: Was nicht sofort absetzbar ist

Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert über 800 € (z. B. ein Laptop für 1.200 €) dürfen nicht sofort vollständig abgesetzt werden. Sie werden über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben — die sogenannte AfA (Absetzung für Abnutzung). Die Nutzungsdauer entnehmen Sie der AfA-Tabelle des BMF.

Ein Laptop hat laut BMF-Tabelle eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Kaufpreis 1.200 € netto: Sie setzen in jedem Jahr 400 € als Betriebsausgabe ab, nicht die vollen 1.200 € im Kaufjahr. Wer das vergisst, zahlt im ersten Jahr zu wenig Steuer und muss im Folgejahr korrigieren — oder das Finanzamt stellt es im Rahmen einer Betriebsprüfung fest.

Ausnahme: Wirtschaftsgüter bis 800 € netto können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) im Kaufjahr vollständig abgesetzt werden. Das gilt auch für Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG.

Typische Fehler bei der EÜR

  • Falsches Jahr: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt konsequent. Eine Januarrechnung, die im Dezember vorauskassiert wird, gehört ins alte Jahr.
  • Umsatzsteuer doppelt oder gar nicht erfasst: Umsatzsteuerpflichtige weisen netto aus und tragen die abgeführte Umsatzsteuer separat als Ausgabe ein. Kleinunternehmer nehmen den Bruttobetrag ohne Korrektur.
  • Private Kosten eingemischt: Gemischte Ausgaben brauchen einen dokumentierten Berufsanteil. Ohne Beleg akzeptiert das Finanzamt keine Schätzung.
  • Fehlende Belege: Jede Buchung braucht einen Beleg — Quittung, Rechnung, Kontoauszug. Das Finanzamt kann Nachweise bis zu zehn Jahre rückwirkend anfordern (Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO).
  • Abschreibungen vergessen: Teure Anlagegüter müssen über mehrere Jahre abgesetzt werden. Wer das übersieht, gibt einen zu hohen Gewinn an.

Wer seine Einnahmen und Ausgaben laufend erfasst — nicht erst im Dezember alles zusammensucht — vermeidet die meisten dieser Fehler und hat die EÜR am Jahresende in wenigen Stunden fertig. Wie die Buchhaltung für Kleinunternehmer praktisch aufgesetzt wird, zeigt unser gleichnamiger Ratgeber im Detail.