Für die meisten Selbstständigen ist die Frage schnell beantwortet: Sie machen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, fertig. Aber ab wann schreibt das Gesetz eine Bilanz vor? Und wer ist grundsätzlich davon ausgenommen? Die Antwort hängt davon ab, ob Sie als Freiberufler oder als Gewerbetreibender eingestuft sind — und wie groß Ihr Betrieb ist.

EÜR und Bilanz im Vergleich

Beide Methoden ermitteln den steuerlichen Gewinn, gehen dabei aber sehr unterschiedlich vor.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach §4 Abs. 3 EStG ist das Einfachere von beiden: Sie erfassen, was auf dem Konto eingeht, und was abgeht. Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Gewinn. Kein Anlagevermögen, keine Vorräte, keine Verbindlichkeiten müssen zum Jahresende bewertet werden. Die EÜR eignet sich für Betriebe, bei denen der Geldfluss das Bild ausreichend gut abbildet.

Die doppelte Buchführung (Bilanz) nach §5 EStG arbeitet mit dem Betriebsvermögensvergleich: Auf der einen Seite stehen Aktiva (Vermögen), auf der anderen Passiva (Schulden und Eigenkapital). Der Gewinn ergibt sich aus der Veränderung des Eigenkapitals über das Jahr. Offene Forderungen, Warenbestände und ausstehende Verbindlichkeiten müssen erfasst und bewertet werden — auch wenn noch kein Geld geflossen ist.

Faustregel: EÜR = Geldfluss-Prinzip. Bilanz = Wirtschaftliches Entstehungsprinzip. Eine Rechnung, die Sie im Dezember stellen, aber erst im Januar bezahlt bekommen, landet in der EÜR im Januar — in der Bilanz bereits im Dezember.

Wer darf die EÜR nutzen?

Die EÜR ist grundsätzlich für alle zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind. Das trifft auf zwei Gruppen zu:

  • Freiberufler nach §18 EStG — Ärzte, Architekten, Steuerberater, Rechtsanwälte, Journalisten, Übersetzer, IT-Freelancer und andere freie Berufe. Sie sind nie nach §141 AO buchführungspflichtig, egal wie hoch ihr Umsatz ist.
  • Gewerbetreibende unterhalb der §141-AO-Grenzen — Solange die Schwellenwerte nicht überschritten werden, dürfen auch Gewerbetreibende die EÜR nutzen.

Zur Abgabe der EÜR beim Finanzamt dient die Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung. Wer die Erfassung im laufenden Jahr strukturiert, spart erheblich Zeit bei der Steuererklärung. Die EÜR Vorlage 2026 erfasst Einnahmen und Ausgaben automatisch und liefert am Jahresende den fertigen Gewinn für die Anlage EÜR.

Wann ist Bilanzierung Pflicht?

Die Buchführungspflicht entsteht aus zwei unterschiedlichen Rechtsquellen — steuerrechtlich und handelsrechtlich:

Steuerrechtliche Buchführungspflicht nach §141 AO

Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie im vorangegangenen Wirtschaftsjahr einen der folgenden Schwellenwerte überschritten haben:

  • Umsatz: mehr als 800.000 € (ab Wirtschaftsjahren ab 2024)
  • Gewinn: mehr als 80.000 €

Wichtig: Das Finanzamt muss Sie schriftlich darauf hinweisen. Erst ab Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Mitteilung folgt, sind Sie zur Bilanzierung verpflichtet. Ohne diesen Hinweis besteht keine Pflicht — auch wenn Sie die Grenzen überschritten haben.

Handelsrechtliche Buchführungspflicht nach §238 HGB

Wer nach dem Handelsgesetzbuch Kaufmann ist, muss Bücher führen — unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Das betrifft insbesondere:

  • GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG — immer bilanzpflichtig
  • Eingetragene Kaufleute (e. K.) — sofern der Betrieb nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert
  • OHG, KG — handelsrechtlich buchführungspflichtig; allerdings können kleine Personengesellschaften unter Umständen befreit sein

Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, unterliegen nur der steuerrechtlichen Pflicht — also den Grenzen aus §141 AO.

Was passiert beim Wechsel von EÜR zur Bilanz?

Wenn das Finanzamt Sie nach §141 AO zur Bilanzierung auffordert, haben Sie Zeit bis zum Ende des laufenden Wirtschaftsjahres, um alles vorzubereiten. Ab dem folgenden Jahr gilt die doppelte Buchführung. Praktisch bedeutet das:

  1. Eröffnungsbilanz erstellen: Zum 1. Januar des neuen Wirtschaftsjahres wird eine Anfangsbilanz aufgestellt — alle Vermögensgegenstände, Forderungen, Vorräte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital werden erstmalig erfasst.
  2. Übergangsgewinn versteuern: Beim Wechsel entsteht ein steuerpflichtiger Übergangsgewinn, weil Positionen, die in der EÜR noch nicht berücksichtigt waren (z. B. offene Forderungen), jetzt aktiviert werden. Dieser Betrag kann auf bis zu drei Jahre verteilt werden.
  3. Buchhaltungssystem anpassen: Eine einfache Excel-Tabelle reicht für eine ordnungsgemäße doppelte Buchführung in der Regel nicht mehr aus. In der Praxis wird fast immer ein Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware eingesetzt.

Wenn Sie sehen, dass Ihr Umsatz oder Gewinn sich den Grenzen nähert, ist der richtige Zeitpunkt zum Handeln: Sprechen Sie mit einem Steuerberater, bevor das Finanzamt die Mitteilung verschickt. Die Vorbereitung kostet deutlich weniger als ein überstürzter Übergang.

Die Sonderregel für Freiberufler

Freiberufler sind das deutlichste Beispiel dafür, dass Umsatz allein nicht über EÜR oder Bilanz entscheidet. Ein Arzt mit 2 Millionen Euro Praxisumsatz darf weiterhin die EÜR nutzen — genauso wie ein Softwareentwickler, der als Freelancer nach §18 EStG eingeordnet ist.

Die Abgrenzung zwischen Freiberuf und Gewerbe ist nicht immer eindeutig. IT-Dienstleister etwa können als Freiberufler eingestuft sein, wenn sie überwiegend beratend oder entwickelnd tätig sind — oder als Gewerbetreibende, wenn der Schwerpunkt beim Handel oder Support liegt. Im Zweifel klärt ein Schreiben ans Finanzamt oder ein Steuerberater die Einordnung.

EÜR vs. Bilanz auf einen Blick

  • Aufwand: EÜR deutlich einfacher — kein Jahresabschluss mit Anlagenspiegel, Rückstellungen und Bewertungsfragen. Bilanz erfordert in der Praxis fast immer professionelle Unterstützung.
  • Kosten: EÜR günstiger beim Steuerberater — die Abrechnung erfolgt nach RVG/StBGebV, und eine EÜR ist weniger aufwendig als ein Jahresabschluss.
  • Informationsgehalt: Die Bilanz zeigt das vollständige Vermögensbild. Relevant wenn Sie Kredite aufnehmen, Investoren einbinden oder den Betrieb verkaufen.
  • Steuerplanung: In der Bilanz lassen sich durch Abschreibungspolitik und Rückstellungen Gewinne stärker gestalten als in der EÜR.
  • Freiwilliger Wechsel: Möglich, aber bindet für mindestens drei Jahre. Für die meisten kleinen Betriebe lohnt sich das nicht.

Solange Sie unterhalb der §141-AO-Grenzen bleiben, ist die EÜR die richtige Wahl: weniger Aufwand, weniger Kosten, ausreichend präzise für die Steuererklärung. Wer seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung strukturiert führt, hat am Jahresende keine bösen Überraschungen — und alle Zahlen griffbereit, falls das Finanzamt fragt.